SEAToday.com, Jakarta - Saat ini sedang ramai profesi Virtual Assistant yang sedang banyak dicari oleh perusahaan. Profesi ini diminati perusahaan karena dinilai efektif dan efisien. Seiring berkembangnya teknologi, membuat beberapa pekerjaan dapat dilakukan secara remote dan bisa bekerja dari mana saja (work from anywhere), termasuk virtual assistant ini.

Profesi virtual assistant sendiri mulai menjadi tren semenjak pandemi COVID-19. Saat itu ada banyak orang yang mencari asisten virtual yang bisa membantu mereka mengerjakan berbagai jenis pekerjaan tanpa harus bertemu langsung.

Lantas bagaimana sebenarnya profesi Virtual Assistant ini?

Apa itu Virtual Assistant?

Virtual assistant adalah pekerja independen yang memberikan pelayanan terkait administratif, manajerial, dan teknis untuk klien perorangan maupun bisnis yang dilakukan dari jarak jauh atau remote.

Profesi ini sama dengan asisten pada umumnya, hanya saja dapat dilakukan secara virtual atau online.

Secara garis besar, asisten virtual bekerja untuk melakukan tugas-tugas tertentu yang diminta oleh perusahaan atau klien untuk mendukung jalannya bisnis. 

Virtual assistant biasanya bekerja sebagai karyawan di suatu perusahaan. Namun, tidak jarang ada juga yang berstatus sebagai freelance, berpindah kontrak dari perusahaan ke perusahaan lain.

Sementara, untuk jadwal kerja seorang VA tentunya juga fleksibel dan sangat memberikan kebebasan untuk para VA bekerja di jam-jam paling produktif mereka.

Tugas Virtual Assistant

1. Asisten pribadi

Seperti asisten pada umumnya, asisten virtual juga bertanggung jawab untuk menjadi asisten pribadi terhadap klien atau perusahaan. Beberapa tugas yang dikerjakan yaitu mengatur jadwal, menyusun agenda, melakukan panggilan telepon, dan lain-lain.

2. Entri data

Seorang virtual assistant juga membantu klien dalam melakukan entri data. Ia bertugas mengumpulkan data, memeriksa keakuratannya, dan menghapus data yang tidak diperlukan.

3. Mengelola media sosial

Tidak jarang asisten virtual diminta untuk mengelola media sosial oleh klien atau perusahaan yang bersangkutan. Tugasnya yaitu membalas komentar dan pesan yang datang dari followers atau bahkan memantau insight media sosial perusahaan.

Di zaman sekarang media sosial memegang peran penting bagi perusahaan dalam menjalankan bisnis. Oleh karena itu, terkadang klien membutuhkan bantuan asisten virtual di dalam hal tersebut.

4. Melayani pelanggan

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang produk atau jasa, virtual assistant kadang diperlukan untuk melayani pelanggan seperti halnya customer service.

Jadi, dalam tahap awal pelanggan akan berkonsultasi terlebih dahulu kepada virtual assistant. Jika dirasa ada ranah yang tidak diketahui olehnya, maka akan dialihkan langsung kepada bagian customer service di perusahaan tersebut.

Bahkan, biasanya profesi ini digunakan oleh perusahaan kecil saat belum mempunyai tim customer service sendiri.

5. Mengelola email

Seorang virtual assistant bertugas mengidentifikasi email yang perlu diutamakan serta menjawab pesan-pesan yang tidak memerlukan perhatian langsung dari klien. 

Mereka juga dapat mengorganisir email berdasarkan kategori atau proyek, sehingga klien dapat lebih mudah menavigasi melalui pesan-pesan mereka.

6. Recruiter

Seorang asisten virtual juga bisa bertugas untuk membantu perusahaan dalam proses recruitment, mulai dari membantu menuliskan deskripsi pekerjaan, persyaratan kerja, hingga membantu mempublikasi lowongan pekerjaan di berbagai job platform.

Bahkan, ada juga perusahaan yang menggunakan virtual asisten untuk membantu menilai dan melakukan review pada lamaran calon pekerja. 

7. Pembukaan

Seorang VA juga bertanggung jawab dalam mencatat segala transaksi keuangan yang dilakukan oleh perusahaan atau klien. 

Virtual assistant harus mencatat semua transaksi keuangan harian, seperti pemasukan, pengeluaran, serta laporan transaksi bank.

Selain itu, VA juga bertugas melakukan rekonsiliasi bank, yaitu memastikan bahwa catatan transaksi dalam buku kas cocok dengan laporan bank, guna mengidentifikasi perbedaan atau ketidakcocokan yang perlu diatasi.